¿Agobiado?
¡Empiezo a estar muy agobiado!
¿Qué gerente no ha sufrido este estado de ánimo?
El día a día en las empresas es muy complicado y muchos gerentes se meten en
más líos de los que pueden controlar, lo que finalmente frustra y enerva su ánimo,
que no es la situación ideal para convivir con ella.
El consejo que le podemos dar puede producir el efecto contrario de lo que
pretendemos al dárselo, igualmente voy a describir una técnica (entre otras) que pueden servir sobre todo para encontrar el orden necesario que nos ayude a salir del caos en el que nos encontramos.
La Técnica
El Método Eisenhower, también conocido como la Matriz de Prioridades de
Eisenhower, es una técnica de gestión del tiempo que ayuda a priorizar tareas de acuerdo con su urgencia e importancia. La idea es clasificar las tareas en cuatro categorías, basadas en dos criterios: Urgencia e Importancia.
La matriz se divide en 4 cuadrantes:
Cuadrante 1: Urgente e Importante (Hazlo) Estas son las tareas que debes hacer de inmediato. Son prioritarias porque, además de ser importantes, requieren atención inmediata. Ejemplos incluyen crisis, plazos inminentes o problemas urgentes que, si no se abordan, tendrán consecuencias graves.
Cuadrante 2: No Urgente pero Importante (Planifica) Aquí están las tareas que s
fundamentales para tus objetivos a largo plazo, pero no necesitan atención inmediata. Como no son urgentes, es fácil posponerlas, pero deben ser planificad en el tiempo. Incluyen el desarrollo de estrategias, la planificación a largo plazo, capacitación o el cuidado personal.
Cuadrante 3: Urgente pero No Importante (Delega) Estas tareas requieren atención
inmediata, pero no son realmente importantes para tus objetivos a largo plazo. Generalmente, son interrupciones o actividades que puedes delegar a otros para que
las realicen. Incluyen correos, llamadas o reuniones que no aportan tanto valor.
Cuadrante 4: No Urgente ni Importante (Elimina) Estas son las actividades que no aportan valor y te distraen. Incluyen procrastinación o actividades que no tienen
impacto significativo, como revisar redes sociales sin propósito, ver demasiada televisión, etc. Deben minimizarse o eliminarse.
Ejemplo Práctico
Cuando uno tiene varios proyectos y responsabilidades en marcha. Puede
estructurarse así:
Cuadrante 1: Urgente e Importante
Resolver una crisis con un cliente que está insatisfecho y amenaza con cancelar el
contrato. Terminar un informe que debe enviarse hoy al director financiero
Cuadrante 2: No Urgente pero Importante. Planificación estratégica para el crecimiento del negocio a largo plazo.
Capacitación del equipo en nuevas herramientas de productividad. Mejorar los procesos internos para que la empresa funcione de manera más
eficiente.
Cuadrante 3: Urgente pero No Importante.
Responder correos de clientes sobre cuestiones menores (esto podría delegarse). Atender una reunión rutinaria que no requiere su presencia (otro miembro del equipo
podría asistir en su lugar).
Cuadrante 4: No Urgente ni Importante
Revisar constantemente las redes sociales.
Leer correos que no son relevantes para la actividad actual. Atender llamadas no programadas que pueden esperar o ser filtrada
Cómo usarlo:
Lista de tareas: Primero, se debe hacer una lista de todas las tareas que tiene
pendientes.
Clasificación: Luego, clasifica cada tarea en uno de los cuadrantes de la matriz
Acciones: Cuadrante 1: Ejecutar de inmediato. Cuadrante 2: Planificar en su agenda para abordarlas de manera estratégica. Cuadrante 3: Delegar a otros siempre que sea posible. Cuadrante 4: Eliminar o reducir al mínimo.
Conclusiones
Este método ayuda a evitar que las tareas urgentes, pero de menor importancia
consuman todo su tiempo, permitiéndote concentrarse en lo que realmente es
crucial para el negocio.
Mentor empresarial. Experto consultor de costes y financiero, formador y Presidente en Entorno Empresarial